Görev Tanımları

Görev Tanımları

ÖĞRENCİ İŞLERİ DAİRE BAŞKANLIĞI GÖREV TANIMI

Temel Görev, Yetki ve Sorumlulukları:          

  • İlgili mevzuat ile kendisine verilen görevlerin yerine getirilmesinden, yetkilerinin zamanında kullanılmasından Üst Yönetime karşı sorumludur,
  • Merkezi kayıt koordinatörlüğü yapmak,
  • Kurum içi ve kurum dışında Daire Başkanlığını temsil etmek,
  • Daire Başkanlığının harcama yetkililiği görevini yürütmek,
  • Başkanlığa bağlı birimler arasında koordinasyonu sağlamak ve bilgilendirme toplantıları düzenlemek,
  • Başkanlığa bağlı birimler tarafından ilgili mevzuat uyarınca yapılması gereken işleri kontrol etmek ve faaliyet raporlarını istemek,
  • Daire Başkanlığına gelen evrakın ilgili birimlere havale edilmesini sağlamak,
  • Akademik takvim organizasyonunu yapmak,
  • Eğitim-öğretim ile ilgili kararların uygulanmasını sağlamak,
  • Başkanlığın her türlü ihtiyaçlarını belirlemek ve karşılanmasını sağlamak,
  • Başkanlığın her türlü taşınır mal işlemlerini yaptırmak,
  • Daire Başkanlığının stratejik planını, faaliyet raporlarını ve brifing dosyasını hazırlatmak ve üst yönetime sunmak,
  • Üniversite Yönetim Kurulu ve Senato’da karar alınması gereken konularda gerekli çalışmaların yapılmasını sağlayarak Rektörlük Makamına sunmak,
  • Üniversitenin Yönetmelik ve Yönerge çalışmaları ile ilgili komisyonunda görev almak ve taslak çalışmaları Rektörlük Makamına sunmak,
  • Rektörlük Makamına sunulacak evrakları hazırlanmasını sağlamak,
  • Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı yazışmalarını ve yapılacak işleri takip etmek,
  • Bologna Eşgüdüm Komisyonunun çalışmalarına katılmak, gündeminin hazırlanmasına yardımcı olmak, alınan kararları yazmak ve ilgili birimlere iletilmesini sağlamak,
  • Akademik Değerlendirme ve Kalite Geliştirme Kurulunun gündeminin hazırlanmasına yardımcı olmak, alınan kararları yazmak ve ilgili birimlere iletilmesini sağlamak,
  • ISO 9001:2008 Kalite Yönetim Sisteminin gündeminin hazırlanmasına yardımcı olmak, çalışmaları koordine etmek, RİT kalite kurulunda alınan kararları yazmak ve ilgili birimlere iletilmesini sağlamak,
  • KalDer Ulusal Kalite Hareketi ve Mükemmellik Modeli toplantılarının gündeminin hazırlanmasına yardımcı olmak, eğitim çalışmalarını koordine etmek, alınan kararları yazmak ve ilgili birimlere iletilmesini sağlamak,
  • Kalite politikasının ve kalite hedeflerinin bütün personele iletilmesini, anlaşılmasını ve benimsenmesini sağlamak/sağlattırmak,
  • Mezun olan öğrencilerin diploma, diploma eki, mezuniyet transkriptini vb. belgelerini onaylamak,
  • Üst Yönetim tarafından verilen diğer görevleri yerine getirmek..         
  • İlgili mevzuat ile kendisine verilen görevlerin yerine getirilmesinden, sorumluluğunun zamanında yerine getirilmesinden Daire Başkanına karşı sorumludur,
  • Üniversite Akademik Takviminin hazırlanması ve ilgili birimlerle yazışmaların yapılmasını sağlamak,
  • Birimlerden istenen ders planlarının ilgili yönetmeliklere göre kontrolünün yapılması, Senato tarafından karara bağlanan planlarla ilgili yazışmaların yürütülmesini sağlamak,
  • Öğrenci istatistik çalışmalarının yapılmasını sağlamak,
  • İlgili yasa ve yönetmeliklere göre belirlenen lisans, önlisans, dikey geçiş, yatay geçiş, çift anadal/yandal kontenjanlarını Senato’ya sunulmak üzere hazırlayarak, kontenjanlara ilişkin gerekli yazışma ve duyuruların yapılmasını sağlamak,
  • Lisansüstü, lisans, önlisans, dikey geçiş, yatay geçiş yolu ile Üniversitemize yerleşen öğrencilerin kayıt kabul işlerinin yapılmasını sağlamak,
  • Öğrenim gören yabancı uyruklu öğrencilerin başvuru, kayıt kabul, mezuniyet ve kayıt silme işlemlerinin yapılmasını sağlamak ve öğrencilere ait bilgileri YÖK, MEB, İl Milli Eğitim Müdürlüğü ve İl Emniyet Müdürlüğü’ne bildirmek,
  • Öğrencilerin katkı payı ve öğrenim işlemlerinin yapılmasını sağlamak,
  • Öğrenci staj, kontenjan ve yazışmalarının yapılmasını sağlamak,
  • Diploma verilerinin aktarılması, diploma dökümü, kontrolü ve birimlere gönderilmesini sağlamak,
  • Mezuniyet bilgilerinin bilgisayar ortamına ve diploma defterine işlenmesini sağlamak,
  • Diploma ve mezuniyet belgesi teyit işlemlerinin yapılmasını sağlamak,
  • Rektörlük İdari Teşkilatı Kalite Yönetim Sistemi içerisinde Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı işlemlerini yürütmek,.
  • İlgili mevzuat ile kendisine verilen görevlerin yerine getirilmesinden, sorumluluğunun zamanında yerine getirilmesinden Şube Müdürü ve Daire Başkanına karşı sorumludur,
  • Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı bünyesinde yürütülen genel yazışmaları yürütmek,
  • Performans Raporlarının Hazırlanması işlemlerini yürütmek,
  • Mezun verilerinin takibi,
  • Mezuniyet işlemleri ve mezuniyet sıralamaları,
  • Diploma defterlerinin hazırlanması,
  • Diploma basımı ve organizasyonu,
  • Diploma Eki basımı ve organizasyonu,
  • Mezuniyet Transkripti basımı ve organizasyonu,
  • Diploma, Diploma Eki, Mezuniyet Transkripti gibi mezuniyet belgesi teyit işlemlerini yürütmek,
  • Diploma ve Mezuniyet Transkriptini ilgili makamlara sunulması işlemlerini yürütmek,
  • Rektörlük İdari Teşkilatı Kalite Yönetim Sistemi içerisinde Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı işlemlerini yürütmek,
  • İlgili mevzuat ile kendisine verilen görevlerin yerine getirilmesinden, sorumluluğunun zamanında yerine getirilmesinden Şube Müdürü ve Daire Başkanına karşı sorumludur,
  • Resmi Gazete takibinin yapılması,
  • Akademik takvimin düzenlenmesi ve ilgili yazışmaların yapılması,
  • Yönetmelik ve yönerge taslaklarının hazırlanması ve ilgili yazışmaların yapılması,
  • Üniversite Yönetim Kurulu ve Senato Kararlarının takibi işlemlerini yürütmek,
  • Senato, müfredat ve mevzuat komisyonundan çıkan ilgili kararların takip edilmesi ve sisteme işlenmesi,
  • Müfredat değişikliği ve bu değişikliğe ilişkin intibakların düzenlenmesi,
  • Ders kataloğu ve ders bilgi paketinin(ders öğretim planları, ders izleme formu, program kazanımları, ders öğrenme kazanımları) düzenlenmesi ve takibi,
  • Yeni programların sisteme tanımlanması ve ilgili yazışmaların yapılması,
  • Lisans, Ön Lisans, Dikey Geçiş, Yatay Geçiş ve Çift Anadal/Yan Alan kontenjan işlemlerini yürütmek,
  • Not giriş ve takibi, not ilanı ve evrak teslimi,
  • Erasmus/Farabi ders atama ve not işlemleri,
  • Çift anadal ve yandal not işlemleri
  • Mazeretli not girişleri
  • Nota itiraz ve not düzeltme
  • Yabancı dil sınav sonuçlarının sisteme işlenmesi
  • Rektörlük İdari Teşkilatı Kalite Yönetim Sistemi içerisinde Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı işlemlerini yürütmek,
  • İlgili mevzuat ile kendisine verilen görevlerin yerine getirilmesinden, sorumluluğunun zamanında yerine getirilmesinden Şube Müdürü ve Daire Başkanına karşı sorumludur,
  • Yerleşen öğrencilerin merkezi kayıt işlemlerini yürütmek,
  • Yeni kayıtlarda kullanılan basılı materyallerin hazırlanması çalışmalarını yürütmek,
  • Yurt Dışı Öğrenci İşlemlerini yürütmek,
  • ÖSYS, ek kontenjan, DGS, yeni öğrenci ve Yurt Dışı Öğrenci kayıtları,
  • Yeni öğrenci bilgilerinin girilmesi, kayıt kabullerinin yapılması, öğrenci bilgilerinin güncellenmesi,
  • Kurumlar arası yatay geçiş başvurularının alınması ve değerlendirme işlemleri,
  • Kurum içi yatay geçiş başvurularının alınması ve değerlendirme işlemleri,
  • Çift anadal başvurularının alınması ve değerlendirme işlemleri,
  • Yandal başvurularının alınması ve değerlendirme işlemleri,
  • Önkoşul ve denk ders işlemleri,
  • Ders kaydı, ders ekleme/çıkarma işlemleri,
  • Ders atama işlemleri ve mazeretli ders kayıtlarının yapılması,
  • ÖSYS, ek kontenjan, DGS, Yurt Dışı Öğrenci alımıyla ilgili ilan ve duyuruların hazırlanması,
  • KYK ile ilgili işlemler ve yazışmalar,
  • Öğrencilerin katkı payı/öğrenim ücreti işlerini yürütmek,
  • % 10’a giren öğrencilerin tespiti,
  • Rektörlük İdari Teşkilatı Kalite Yönetim Sistemi içerisinde Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı işlemlerini yürütmek,
  • İlgili mevzuat ile kendisine verilen görevlerin yerine getirilmesinden, sorumluluğunun zamanında yerine getirilmesinden Şube Müdürü ve Daire Başkanına karşı sorumludur,
  • Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı bünyesinde yürütülen Öğrenci Bilgi Sistemi planlama ve güncelleme işlemlerini yürütmek,
  • Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı bünyesinde yürütülen Eğitim Bilgi Sistemi planlama ve güncelleme işlemlerini yürütmek,
  • Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı bünyesinde yürütülen Mezunlar Bilgi Sistemi planlama ve güncelleme işlemlerini yürütmek,
  • Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı bünyesinde yürütülen Öğrenci Bilgi Sistemi ve Eğitim Bilgi Sistemi konusunda Akademik ve İdari Personele yönelik eğitim ve bilgilendirme toplantı programlarını organize etmek ve gerekli işlemlerini yürütmek,
  • Öğrenci İşleri Daire Başkanının uygun görüşü ile yeni yazılım ile ilgili işlemleri yürütmek,
  • Rektörlük İdari Teşkilatı Kalite Yönetim Sistemi içerisinde Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı işlemlerini yürütmek,        
  • İlgili mevzuat ile kendisine verilen görevlerin yerine getirilmesinden, sorumluluğunun zamanında yerine getirilmesinden Şube Müdürü ve Daire Başkanına karşı sorumludur,
  • Öğrencilere; Öğrenci Belgesi, Transkript Belgesi, Askerlik Durum Belgesi, %10’a Giren Öğrenci Belgesi,  Disiplin Durum Belgesi, vb. belgeleri düzenleme işlemlerini yürütmek,
  • Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı bünyesinde yürütülen web veri girişi ve güncelleme işlemlerini yürütmek,
  • İlgili birimlerden gelen Başarı Oranları hesaplama işlemlerini yürütmek.
  • YÖK, ÖSYM, KYK ve bütün İstatistik işlemlerini yürütmek,
  • Faaliyet Raporunu hazırlayarak Daire Başkanının onayına sunmak,
  • Öğrenci Akademik Personel ve İdari Personel Kimlik Kartı İşlemlerini yürütmek,
  • Öğrencilerin taleplerini alarak varsa problemlerini çözmek ve/veya çözülmesine yardımcı olma işlemlerini yürütmek, 
  • Kredi ve Yurtlar Kurumu Genel Müdürlüğüne; Öğrenci Başarı Belgesi, Disiplin Durum Belgesi, vb. belgeleri düzenleyerek gönderme işlemlerini yürütmek,
  • Yalnızca fakülte öğrencilerinin ilgili Askerlik Şubelerine; Askerlik Durum Belgesini(EK C2) gönderme işlemlerini yürütmek,
  • İlgili fakülte Yönetim Kurulu Kararları ile kayıt dondurma işlemlerinin sisteme girilmesi işlemlerini yürütmek,
  • İlgili fakülte Yönetim Kurulu Kararları ile kayıt silme işlemlerinin sisteme girilmesi işlemlerini yürütmek,
  • İlgili fakülte Yönetim Kurulu Kararları ile ilişik kesme işlemlerinin sisteme girilmesi işlemlerini yürütmek,
  • İlgili fakülte Yönetim Kurulu Kararları ile mezun öğrenci işlemlerinin sisteme girilmesi işlemlerini yürütmek,
  • İlgili fakülte Yönetim Kurulu Kararları ile disiplin kararlarının sisteme girilmesi işlemlerini yürütmek,
  • İlgili fakülte Yönetim Kurulu Kararları/Komisyon Kararları ile staj kararlarının sisteme girilmesi,
  • Rektörlük İdari Teşkilatı Kalite Yönetim Sistemi içerisinde Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı işlemlerini yürütmek